Description

Les Services Généraux occupent aujourd’hui une fonction stratégique au sein des entreprises. Au cœur de cette activité, le Responsable des Services Généraux et de l’environnement de travail endosse plusieurs rôles : gestionnaire, manager, organisateur, mais aussi acheteur et négociateur. Généraliste des aspects techniques, il assure la coordination et la mobilisation de l’ensemble des acteurs internes et externes. Cette formation lui apporte une vision globale ainsi que des outils complets pour manager ses équipes et élargir ses compétences vers des activités connexes telles que la maîtrise d’ouvrage, le facility management et le property management.

À qui s'adresse cette formation ?

Pour qui ?

Directeur/responsable des Services Généraux, de l’environnement de travail.

Responsable de la gestion technique et des services immobiliers.

Chargé de prestation de service et de patrimoine.

Prestataire extérieur : responsable de site et pilote de contrats.

Prérequis

Aucun.

Les objectifs de la formation

• Réussir la mutation des services généraux dans l'entreprise.
• Développer la relation avec le client interne.
• Optimiser les compétences internes et les ressources externes.
• Acquérir les outils de pilotage de la relation avec les prestataires.
• Contribuer à l’élaboration et au suivi du budget.

Programme de la formation

• PARTIE 1 : Maîtriser les fondamentaux de la fonction (3 jours)
  • Mettre en place des outils de diagnostic de la fonction : recenser les activités, analyser les métiers et identifier les compétences à développer
  • Accroître la valeur ajoutée de la fonction en évaluant les impacts des évolutions économiques, techniques et réglementaires, et en intégrant les enjeux environnementaux, les économies potentielles, l’évolution des espaces de travail et les contraintes réglementaires
  • Choisir les modes d’organisation et de recours aux prestataires externes : lots séparés, multi-technique, multi-service ou facility management
  • Structurer et améliorer la communication des services généraux avec les clients internes : gestion des difficultés, traitement des dysfonctionnements et amélioration continue de la relation client
  • Construire une offre de services, promouvoir les bonnes pratiques écoresponsables et responsabiliser les occupants
  • Élaborer et exploiter des enquêtes de satisfaction ainsi que des outils de traçabilité de la relation client
  • Assurer une communication efficace sur les projets et valoriser les arguments auprès des parties prenantes
  • Mise en situation : application pratique des outils et méthodes
• PARTIE 2 : Manager l'équipe des services généraux et les prestataires externes (3 jours)
  • Organiser son management : réaliser le diagnostic des ressources et identifier les savoir-faire clés du manager
  • Manager les prestataires externes : analyser les risques liés à la sous-traitance, identifier les clauses essentielles des contrats, mettre en place des outils de suivi et d’évaluation et initier un plan de progrès
  • Manager l’équipe : renforcer l’efficacité des collaborateurs au quotidien en agissant sur la motivation, le développement des compétences et la communication interne
  • Se manager soi-même : développer son efficacité personnelle dès la prise de fonction, favoriser la délégation et se concentrer sur les activités à forte valeur ajoutée
  • Mise en situation : application pratique des méthodes de management
• PARTIE 3 : Construire un budget mettant en évidence la performance des services généraux (3 jours)
  • Identifier les coûts : analyser les contraintes économiques de l’entreprise et leurs impacts sur les Services Généraux, définir les principaux indicateurs de coûts et utiliser des bases de données externes pour réaliser du benchmarking
  • Élaborer le budget des Services Généraux : structurer le budget, définir les objectifs opérationnels, construire un plan d’actions, valoriser le budget et étudier la rentabilité des investissements énergétiques
  • Piloter la performance des Services Généraux : définir les engagements pour améliorer la qualité de service, le suivi et l’optimisation des coûts, la sécurité des personnes et des bâtiments ainsi que l’efficacité du plan d’actions environnemental
  • Mise en situation : application pratique du pilotage budgétaire et de la performance