Description

Comment assurer un échange productif et participatif dans le cadre d'une audio ou d'une visioconférence ? Comment anticiper les aléas ? Cette formation vous permettra d'acquérir les méthodes et outils pour préparer, animer et cadrer avec efficacité et qualité vos réunions à distance.

À qui s'adresse cette formation ?

Toute personne amenée à organiser des entretiens et des réunions à distance.

Les objectifs de la formation

Préparer et cadrer la réunion à distance
Veiller à la disponibilité de l'environnement technique
Adapter sa communication et son animation au support technique
Affirmer son leadership d'animateur
Gérer les situations délicates

Programme de la formation

• Préparer une audio ou une visioconférence
  • Jouer sur les atouts d'une animation à distance.
  • Définir les étapes de préparation des entretiens et réunions à distance.
  • Définir un ordre du jour selon les objectifs et les actions à entreprendre.
  • Choisir le profil et le nombre de participants.
  • Lancer une invitation claire et impliquante.
  • Planifier la réservation des équipements nécessaires à la réunion.
  • Communiquer sur le mode d'emploi de l'environnement technique choisi.
  • Exercice Préparer l'ordre du jour et l'invitation à une réunion à distance.
• Savoir animer une réunion à distance
  • Le rôle d'animateur : identifier ses propres modes de fonctionnements.
  • Organiser le travail de groupe : modalités, règles, outils de partage de l'information.
  • Rendre l'animation vivante, structurée et participative.
  • Réguler les discussions, écouter, reformuler.
  • Synthétiser, rebondir, reprendre la main.
  • Utiliser son regard et/ou sa voix.
  • Jeu de rôle Travailler sa voix et son regard pour mieux communiquer à distance.
• Conduire une réunion à distance
  • Les spécificités d'un entretien à distance.
  • Etablir la check-list d'animation.
  • Soigner l'introduction et la conclusion.
  • Piloter l'indispensable tour de table.
  • Assurer la dynamique de groupe et la participation de chacun.
  • Gérer le timing et l'écoute mutuelle des participants.
  • Instaurer un climat de confiance.
  • Rédiger un compte-rendu clair et immédiat.
  • Jeu de rôle Préparer l'introduction et la conclusion de la réunion.
  • Mener une animation à distance.
  • Débriefing en groupe.
• Gérer les situations délicates d'animation
  • Compenser l'absence de non verbal : focus sur l'audioconférence.
  • Quelques principes pour réagir face aux perturbations : focus sur la visioconférence.
  • S'informer pour comprendre les différences culturelles.
  • Jeu de rôle Animation d'une réunion délicate.
  • Débriefing individuel et collectif.
• Préparer son plan de progrès
  • Autodiagnostic de son leadership d'animation.
  • Réflexion collective Echanges sur les différents plans de progrès.